Den kriblende gode følelsen. Nye kollegaer, nye kontorer, nye oppgaver. Kanskje til og med ny by. Uansett hvor erfaren eller uerfaren man er på arbeidsmarkedet så er det spennende å begynne i ny jobb. Men hva skjer med den kriblende gode følelsen når man ikke får treffe sine nye kollegaer. Og ikke minst – hva skjer med kvaliteten på arbeidet utført når man potensielt mister all den verdifulle inkrementelle læringen som skjer i alle uformelle møter?
Vi har samlet en serie med observasjoner rundt onboarding av nyansatte på flere ulike nivåer i organisasjonene under Covvid-19 pandemien. Onboarding av nyansatte innebærer alltid risiko. Store ressurser er ofte benyttet på å finne antatt rett kandidater eller kandidater, og får man ikke de nye raskt onboardet vil resten av organisasjonen fort måtte jobbet dobbelt for å kompensere for manglende integrasjon av de nye ressursene.
Onboarding av nyansatte er blitt et eget fag. Med god grunn, og tilnærmingene er tilsvarende mange og ulike. Vi i Inspiratour støtter oss til 4 C modellen:
De to første trinnene er lett gjennomførbare, fysisk eller digitalt. De to siste er langt mer krevende. Det fordrer svært aktive grep fra organisasjonens side og disse blir ofte neglisjert både pre- og under Covid-19.
Kvalitative undersøkelser har vist noen klare observasjoner rundt onboarding av nyansatte under Covid-19 pandemien som kommer veldig mye sterkere til syne nå enn pre Covid:
Svært mange nyansatte føler manglende tilhørighet til organisasjonen. De sosiale båndene er ofte svake eller ikke-eksisterende som igjen gjør at den positive nettverkseffekten mhp kunnskapsdeling blir svak. I et lengre perspektiv kan båndene til virksomheten blir for svakt utviklet med stor fare for økt turnover som resultat.
Svært mange føler en sterk usikkerhet knyttet til egne resultater. Og kanskje med god grunn. Kvalitetsbrister viser seg å være vanskeligere å fange opp med kun digital støtte. Og svært mye læring viser seg å komme inkrementelt fra flere serier av iterasjoner.
Presset på mellomledere har økt eksponensielt da nyansatte fordrer en høyere grad av oppfølging og mye av det naturlige læringsmiljøet er vanskelig overførbart digitalt. Dette setter stor krav til mentoring og veiledning som blir ekstra ressurs-og tidkrevende med kun digitale verktøy til hjelp viser det seg.
Så hva gjør man med dette da?
Det synes å koke ned til to forhold. Sikre verdier og forståelse av kundeløftet, og gi støtte til mellomlederne slik at de nyansatte blir en del av kompetansenettverket i virksomheten.
Skal de nyansatte bli en del av kulturen må verdigrunnlaget både være klart kommunisert og ikke minst omforent innad i organisasjonen. Verdier definerer hvordan vi jobber med hverandre og hvordan vi leverer overfor våre kunder. Bruk tid med de nyansatte på hva organisasjonens verdier egentlig er og ikke minst hvordan man etterlever disse i møte med både kollegaer og ikke minst i kundeperspektivet. Kanskje får man også en egen intern vekker, eller i det minste en positiv påminnelse om hva fundamentet for organisasjonens kultur egentlig er.
Fadderordninger, onboardingsseminarer, manifesterende øvelser som synliggjør verdiene er nøkkeltiltakene her. Underbygge følelse av enhet og tilhørighet.
Og sist men ikke minst for å oppnå en vellykket onboarding må de nyansatte bli en integrert del av organisasjonens kompetansenettverk. Da først er man ordentlig onboardet. Dette blir tilslutt en naturlig følge av retningslinjer, rolleforståelse og ikke minst dybdeforståelse av virksomhetens verdier, men det er her coaching og mentoring kommer inn. Jo bedre mentorrolle, jo raskere kan onboardingsprosessen fullføres.
I de fleste organisasjoner faller denne rollen på ulike varianter av mellomledere. Dette er en krevende oppgave i seg selv, men er kanskje en av de viktigste operative rollene en mellomleder innehar. Under Covid pandemien har belastningen på mellomlederne økt signifikant. Digital oppfølging er krevende og tidvis mindre effektivt enn uformell inkrementell læring. Mange nyanser i kommunikasjonen blir ikke like godt oppfanget og læring og oppfølging blir mindre effektivt. Mange mellomledere rapporterer om et svært høyt stressnivå og ansvaret for en eller flere nyansatte som har en tyngre onboardingsprosess enn pre Covid blir dermed dobbelt krevende.
Hvor bringer dette så oss?
Onboarding er krevende i alle situasjoner, men når flere av de tradisjonelle virkemidlene ikke har vært tilgjengelig har mye stått på om verdigrunnlaget i organisasjonen er klart nok, og om mellomlederne har hatt den mentoring kapasiteten som har vært fordret for å sikre at de nyansatte hurtig nok blir en verdiøkende ressurs.
Onboarding er krevende, men særdeles spennende og engasjerende. Ta kontakt med oss for en nærmere prat om hva din organisasjon kan gjøre enda bedre både under rådende forhold, men også snart en periode post Covid.